© Chattrawutt iStockphoto

13. September 2021

Serie: Wechsel der Praxissoftware, Teil 1

Drum prüfe, wer sich ewig bindet ...

Wenn es um den Wechsel der Praxissoftware geht, sollte man sich vor „Spontankäufen“ hüten, um Fehlinvestitionen zu vermeiden. Die sorgfältige Auflistung der gewünschten und benötigten Funktionen, eine unabhängige Beratung sowie das Testen der Software sollten Basis der Kaufentscheidung sein.

Stellen Sie sich vor, Ihr altes Auto rostet und wird immer langsamer. Sie fragen Kollegen, welches Auto sie fahren. Dann gehen Sie zum Autohaus der Marke, die sie empfohlen haben. Dort werden Sie von einem freundlichen Verkäufer empfangen, der Ihnen das neue Auto von außen zeigt und Sie auch einen Blick auf das Armaturenbrett mit vielen Schaltern und blinkenden Lämpchen werfen lässt. Bevor Sie aber einsteigen können, müssen Sie einen Vertrag mit hohen monatlichen Raten unterschreiben. Ein paar Tage später wird das Auto geliefert und Sie stellen fest, dass es keine Anhängerkupplung hat, Ihr Warndreieck und Ihr Verbandkasten aus dem alten nicht in das neue Auto passen … Die meisten Menschen würden ohne eingehende Vergleiche und ausführliche Probefahrt sicherlich kein Auto kaufen. Bei der Praxissoftware, mit der man dann die nächsten zehn Jahre täglich arbeiten muss, gleicht das Auswahlverfahren aber oft dem beschriebenen Szenario.

Warum und wofür wird die neue Software gebraucht?

Wie kann man es besser machen? Zunächst muss man, sofern man nicht neu gründet, die Frage nach dem „Warum“ beantworten. Warum möchte ich das in der Praxis etablierte System ersetzen? Verursacht es Probleme? Ist es eine über lange Zeit gereifte Entscheidung oder eine Affekthandlung, ausgelöst durch die hohe Rechnung aus der letzten Post? Erhoffe ich mir eine Verbesserung meiner Praxisabläufe? (Spoiler-Alert: Technik allein löst keine Probleme.) Gibt es Schwierigkeiten mit der Technik oder dem Service? Oder bin ich gezwungen, zu wechseln?

Aufwand und Kosten eines Wechsels der Praxissoftware werden oft unterschätzt. Daher sollte man zunächst die eigenen Erwartungen und Bedürfnisse aufschreiben:

  • Brauche ich die Software nur zur Abrechnung oder soll meine Praxis konsequent papierlos sein?

  • Möchte ich tatsächlich auf meine Papierakte verzichten oder meine ich nur, dies tun zu müssen, weil es modern ist?

  • Ist es mir wichtig, von zu Hause oder vom Bett des Patienten aus zu arbeiten?

  • Möchte ich an alternativen Versorgungsverträgen und eDMP teilnehmen, und wenn nicht jetzt, dann vielleicht in der Zukunft?

  • Wo habe ich jetzt Drucker und Lesegeräte für Versichertenkarten? Möchte ich sie langfristig an diesem Platz behalten?

  • Welche Medizingeräte habe ich oder möchte ich in der Zukunft vielleicht einsetzen?

  • Plane ich vielleicht in ein paar Jahren, eine Ärztin in Weiterbildung anzustellen oder mich räumlich zu verändern?

Solche Überlegungen spielen eine Rolle bei der Softwareauswahl, denn der Leistungsumfang der am Markt vorhandenen Produkte ist unterschiedlich. Auch für die Preisgestaltung spielen zusätzliche Ärzte, Arbeitsplätze, eDMP oder eine papierlose Praxis eine erhebliche Rolle.

Was brauche ich wirklich? Fragen über Fragen ...

Die Liste dieser Grobkriterien aufzustellen ist nicht einfach – woher weiß ich, welche Funktionen ich brauche? Dabei hilft es, sich folgende Fragen zu stellen:

  • Habe ich Präferenzen für eine bestimmte Hardware?

  • Wie stelle ich mir meine medizinische Dokumentation vor?

  • Muss ich viele Briefe schreiben?

  • Möchte ich mich selbst um meinen Server kümmern oder Updates, Datensicherung und Wartung lieber abgeben?

Hier helfen Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen, aber auch die IT-Experten der Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) bieten wertvolle Beratung an – oder wie die KV Westfalen-Lippe sogar einen Showroom, in dem man sich die neuesten Entwicklungen ansehen kann.1

In dieser Phase sollte man auch mit Anbietern von Software sprechen. Dabei kann man viel über Technik, Schnittstellen und Serviceleistungen lernen. Auch den Softwareanbieter selbst sollte man beurteilen. Auf die Liste der Grobkriterien gehören auch Fragen, die mit der Software selbst nichts zu tun haben, z.B.:

  • Welches Servicelevel wird benötigt?

  • Kann ich mir bei kleineren Problemen mit Druckern oder Rechnern selbst helfen oder brauche ich immer einen Techniker?

  • Wie gut ist die Hotline erreichbar?

  • Wie schnell wird bei Fehlern reagiert?

  • Was kosten Anrufe bei der Hotline und Technikereinsätze vor Ort?

  • Was mache ich, wenn ich mit dem Programm oder dem Serviceanbieter unzufrieden bin?

  • Kann ich wechseln? Wenn ja, wie schnell?

  • Wenn bereits Software vorhanden ist: Wie läuft ein typisches Umstellungsprojekt?

  • Wie werden Daten aus dem alten in das neue System gebracht? Was kostet das? Kann man das vorher testen?

  • Wer schult das Praxispersonal, wie läuft die Betreuung in den ersten kritischen Tagen nach der Umstellung?

Longlist: die Qual der Wahl

Sind diese Grobkriterien aufgeschrieben, gilt es, geeignete Produkte zu finden. Die IT-Beratung der KV hilft hier nur bedingt weiter, da diese in der Regel keine Produkte empfehlen kann. Erste Anlaufstelle ist die Zulassungsübersicht der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), in der alle Systeme mit ihren zertifizierten Modulen aufgelistet sind.2 Viele Funktionen von Praxissoftware (z.B. eDMP, Laborkommunikation, Arzneimittelverordnungen) benötigen eigene Zulassungen. Man muss daher (anhand der aufgestellten Grobkriterien) prüfen, welche Systeme überhaupt die notwendigen Zulassungen besitzen. Es gibt auch Beratungsfirmen, die anbieten, kostenfrei die Systemauswahl zu übernehmen. Diese Firmen verkaufen aber oft nur ihre Praxiskontakte, ohne zuvor eine intensive individuelle Beratung vorzunehmen. Unabhängige Praxisberater sind eine Alternative, vor allem, wenn mit der neuen Software auch Praxisprozesse digitalisiert werden sollen und die Berater die Einführung und Umsetzung begleiten.

Aus diesen Informationen sollte man eine Longlist mit fünf Systemen erstellen, auf die man dann einen ersten Blick wirft. Mehr ist meist neben der Praxis nicht zu schaffen. Einen ersten Eindruck gewinnt man über die Webseiten der Hersteller oder Videos, in denen das System vorgeführt wird. Gibt es diese Möglichkeit nicht, sollte man eine webgestützte Demonstration vereinbaren, bei der in einer Telekonferenz das System vorgeführt wird. Hier kommt die Liste mit den Grobkriterien ins Spiel, anhand deren man „abhaken“ kann, ob das jeweilige System alle gewünschten Anforderungen erfüllt. Ohne eine solche Hilfe lässt man sich schnell von den Verkaufspräsentationen beeindrucken, und bei so vielen Systemen geht schnell der Überblick verloren. Werden nicht alle Kriterien erfüllt, kann man anhand der Liste eine Priorisierung durchführen und überlegen, welche Kriterien besonders wichtig sind.

Der Aufwand, auf diese Weise so viele Systeme anzusehen, erscheint groß, besonders wenn das Praxispersonal mit eingebunden wird. Er lohnt sich erfahrungsgemäß aber immer, denn in diesen Demonstrationen lernt man in der Regel eine ganze Reihe interessanter Systemfunktionen kennen, die man noch nicht auf der Liste hatte. Anschließend sollte man den Systemhersteller oder Vertriebspartner passende Preisangebote erstellen lassen. Wichtig dabei ist auch die Abklärung von Zusatzkosten: Was kostet ein weiterer Arzt oder ein weiterer Arbeitsplatz? Was brauche ich, um mobil von zu Hause zu arbeiten? Was ist Teil des Systemumfangs, welche Funktionen müssen als Zusatzmodul extra gekauft werden? Plant man möglicherweise in der Zukunft größere Veränderungen, sollte man sich auch ein Angebot für das zukünftige Szenario geben lassen.

Shortlist: Prüfung auf Herz und Nieren

Sinn der Longlist war es, mit möglichst wenig Aufwand eine möglichst breite Übersicht über das Systemangebot zu erhalten – der Samstagvormittag, an dem Sie die Verkaufsräume der Autohändler besucht haben und mit jeder Menge Prospekten nach Hause gekommen sind. Jetzt geht es an die Probefahrten.

Basierend auf der Erfüllung der Grobkriterien sowie den Preisangeboten sollte man die Longlist auf eine Shortlist mit zwei bis drei Systemen reduzieren, auf die man einen genaueren Blick werfen möchte. Fordern Sie die Systemanbieter heraus, denn die zeigen Ihnen in der Regel den sogenannten Demopfad mit den „Schokoladenseiten“ des Systems. Beschreiben Sie vorab ein paar Prozesse aus dem täglichen Leben, die für Ihre Praxis wichtig sind und die Sie live im neuen System sehen wollen. Einfache tägliche Abläufe wie die Verordnung eines Arzneimittels (inklusive eRezept und Komfortsignatur) genauso wie Kompliziertes, etwa die Abrechnung ausländischer Patienten, das Erfassen elektronischer Dokumentationen oder das Planen wiederholter Videosprechstunden. Achten Sie bei den einfachen Abläufen darauf, wie viel Zeit und wie viele Klicks dafür benötigt werden, denn im Praxisalltag führen Sie diese Prozesse häufig durch. Bei den komplizierten Abläufen kommt es darauf an, ob alles im Standard oder mit „Workarounds“ abbildbar ist.

Noch besser als eine Live-Demonstration ist der Zugang zu einem Testsystem, in dem Sie selbst „herumspielen“ und alles ausprobieren können. Das ist zwar viel Aufwand, spart aber Zeit in der Einführung.

Tag der Entscheidung

Am Ende kommt die Entscheidung für eines der Systeme auf Ihrer Shortlist. Wahrscheinlich wird das System, das Sie von Anfang an im Auge hatten, auf der Shortlist auftauchen, und Sie werden sich ärgern, den ganzen Aufwand für die Auswahl getrieben zu haben. Doch die Entscheidung ist nach diesem Prozess wesentlich fundierter, möglichst objektiv und frei von Überraschungen. Das ist sinnvoll bei einem Investitionsvolumen, welches das eines Autos leicht übersteigen kann. Und: Auch keine Entscheidung ist eine valide Option. Ich war schon an Auswahlverfahren beteiligt, bei denen am Ende entschieden wurde, beim bisherigen System zu bleiben – entweder weil man man es während des Auswahlprozesses besser kennengelernt hat, oder mangels überzeugender Alternativen. Auch dann hat sich das Verfahren gelohnt, denn es hat vor einer Fehlinvestition bewahrt.

Beherzigen Sie zum Schluss die alte Regel, bevor Sie den Vertrag unterschreiben: „eine Nacht drüber schlafen“. Im Übrigen kann man diesen Auswahlprozess auch jederzeit auf den Autokauf anwenden.

Autor:
Alexander Wilms
Geschäftsführer RED Medical Systems, München
Alexander Wilms betreut seit annähernd 20 Jahren die allgemeinärztliche Praxis seiner Frau in IT-Fragen und war maßgeblich an der Entwicklung von RED Medical, der ersten webbasierten Arztsoftware, beteiligt.

Neueste Artikel
Praxis-IT

Die Kosten werden steigen

Zu meinen regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben gehört es, mit Kunden und Interessenten über die (zu hohen) Kosten ihrer Praxis-IT zu diskutieren. Hier unterscheiden sich Arztpraxen nicht ...

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Scheitern mit Ansage?

So gerne redet niemand darüber, aber Schätzungen nach erfüllen bis zu 75% aller großen IT-Projekte nicht ihre Ziele, verfehlen Zeitpläne, überschreiten ihre Budgets oder scheitern komplett.1 Die Gründe sind fast immer die gleichen – viele Beteiligte, die nicht als Ganzes zusammenarbeiten.

Kommunikation im Gesundheitswesen (KIM)

Ein Erstanwender berichtet

Ich wurde 1980 geboren und bin mit Computertechnologie groß geworden. Vom C64 mit Kassettenlaufwerk über die ersten textbasierten Internetanwendungen 1994 bis hin zu meiner ersten ...