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20. August 2021

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Scheitern mit Ansage?

So gerne redet niemand darüber, aber Schätzungen nach erfüllen bis zu 75% aller großen IT-Projekte nicht ihre Ziele, verfehlen Zeitpläne, überschreiten ihre Budgets oder scheitern komplett.1 Die Gründe sind fast immer die gleichen – viele Beteiligte, die nicht als Ganzes zusammenarbeiten.

Techniker

Technikerinnen und Techniker bauen die Soft- und Hardware. Sie kennen zumeist die Welt der Anwender nicht und arbeiten daher nach Anforderungskatalogen, die immer unvollständig, ungenau, schlecht formuliert oder veraltet sind. Die Funktion der fertigen Produkte wird zwar getestet, die Tests basieren aber auch auf den Anforderungen und bilden daher nicht die Realität ab. Fehlen insbesondere bei neuen Produkten Erfahrungswerte, sind Zeit- und Ressourcenschätzungen ungenau und Risiken unvorhersehbar. Um die Zeitvorgaben einzuhalten, werden dann oft im Projektablauf wichtige Funktionen weggelassen. So geschehen etwa bei der elektronischen Patientenakte, wo aus Zeitmangel die Möglichkeit zur Beschränkung des Zugriffs auf Dokumente zurückgestellt wurde – woraufhin nun der Datenschutz das gesamte Projekt in Frage stellt.2

Entscheider

Entscheiderinnen und Entscheider legen die Rahmenbedingungen des Projektes hinsichtlich Zeitumfang, Budget und Ressourcen fest. Sie verantworten den Gesamtprozess und kommen in der Regel aus dem Management oder der Politik. Ihnen fehlen Kenntnisse und Erfahrung in Technologie und Projektmanagement, und nicht alle Entscheider hören auf ihre Techniker und ihre Anwender. Natürlich möchten Entscheider erfolgreiche Projekte. Für sie liegt der Projekterfolg aber mitunter eher in einem öffentlichkeitswirksamen Go-live als in der erfolgreichen Umsetzung – insbesondere dann, wenn zwischen Go-live und Abschluss der Umsetzung viel Zeit und Mühe steckt. So wurde im Juli 2021 schon das erste elektronische Rezept gefeiert, obwohl der Roll-out noch nicht einmal begonnen hat.

Anwender

Anwenderinnen und Anwender müssen am Ende mit dem Ergebnis des Projektes leben. Sofern das Projekt nicht etwas vollkommen Neues einführt, haben sie in der Regel bereits einen mehr oder weniger gut funktionierenden Prozess, der durch das Projekt geändert oder ersetzt werden soll. Der Nutzen der Änderung ist für sie oft nicht ersichtlich und das Projekt stört ihre bestehenden Arbeitsabläufe. Anwenderinnen und Anwender sind die Experten für ihre Arbeitsabläufe, kennen alle Ausnahmefälle, Tricks und Kniffe. Sie werden aber – wenn überhaupt – meist viel zu spät gefragt und haben oft wenig Möglichkeit, sich rechtzeitig und ausreichend auf die Veränderungen vorzubereiten. Im besten Fall unterstützen sie die Einführung ohne Motivation, im schlechtesten Fall leisten sie passiven oder aktiven Widerstand.

eAU: alle Voraussetzungen für ein Scheitern

Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein sehr gutes Beispiel für ein Projekt, das von Anfang an schlechte Erfolgsaussichten hat. Sie erfordert mehrere technische Neuerungen: den Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI), die Einführung von KIM („Kommunikation im Gesundheitswesen“) zur Übermittlung der Daten und Anpassungen in den Praxisverwaltungssystemen. Die technischen Anforderungen für die Entwicklung stammen von der gematik, die inhaltlichen von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), und diese überprüfen und zertifizieren auch jeweils nur ihren Teil. Eine verpflichtende, umfassende Prüfung des gesamten Zusammenspiels gibt es nicht.

Die Politik als Entscheider hat bereits 2019 durch die Übernahme der Mehrheit in der gematik3 klar gemacht, dass sie die Digitalisierung des Gesundheitswesens deutlich beschleunigen möchte. Sie musste den Roll-out schon einmal verschieben und möchte dies jetzt kurz vor der Wahl sicher nicht noch einmal tun.

Die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) haben bislang noch nicht viel an die Praxen kommuniziert. Denn vieles sei jetzt (sechs Wochen vor Go-live) noch unklar: „Wie die digitale Signatur funktioniert, wann Updates zur Verfügung stehen und wie das Zusammenspiel zwischen KIM und Update funktioniert, das ist alles noch in Arbeit und erst mal vor allem in Spezifikationen festgehalten“, so die Leiterin Digitalisierung bei der KV Bayerns.4

Anwenderinnen und Anwender in 120.000 Praxen haben einen bestehenden papierbasierten Prozess, der als eine der Haupttätigkeiten des Praxisalltags individuell etabliert ist und funktioniert. Viele Praxen haben sich bisher nur unzureichend oder noch gar nicht auf die Umstellung vorbereitet – so sind schätzungsweise 15–20% immer noch nicht mit einem TI-Anschluss ausgestattet oder haben keinen elektronischen Heilberufsausweis, und erst ca. 15% haben sechs Wochen vor Roll-out eine KIM-Adresse. Und auf der Patientenseite ist noch gar nichts über die neuen Verfahren und Abläufe bekannt.

Change-Management – die Lösung

Ist die eAU also ein von vornherein zum Scheitern verurteiltes Projekt? Das muss nicht sein, denn IT-Experten haben seit langem unter dem Begriff „Change-Management“5 ein Instrumentarium entwickelt, um Veränderungen etwa zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen in einer Organisation zu steuern. Wichtige Bestandteile sind das Entwickeln eines gemeinsamen Verständnisses aller Beteiligten, das Einbinden und Ermutigen der Anwenderinnen und Anwender und die andauernde Aufrechterhaltung der Veränderung. Eigentlich sind das Gemeinplätze und Gebote des gesunden Menschenverstandes, die in der Praxis aber oftmals vergessen oder ignoriert werden. Es muss klar sein: Change-Management findet auf der sozialen Ebene statt und ist aufwändig, kleinteilig, mühsam und oft frustrierend.

Für ein nachhaltiges Change-Management im Großen ist es zu spät. Dieses hätte zu einem frühen Zeitpunkt einsetzen müssen und unter anderem beinhaltet:

  • Frühes, kontinuierliches und umfassendes „Mitnehmen“ der Praxen durch Kommunikation und Information seitens der Entscheider

  • Frühe Beteiligung der Anwenderinnen und Anwender in der Konzeptionsphase

  • Schnelle Entwicklung eines Prototyps und Tests in der Praxis

  • Einholen von Feedback aus der Praxis und darauf basierende Weiterentwicklung zu einer reifen Produktversion

Diese Chance wurde vertan. Jetzt gilt es, durch Change-Management im Kleinen die Einführung der eAU in den Praxen so schmerzlos wie möglich umzusetzen. Mit der Entscheidung von Mitte August, das papierbasierte Muster 01 (AU) in einer Übergangsfrist bis zum Jahresende weiter zu erlauben, wurde den Praxen hier noch eine Gnadenfrist gegeben, die es zu nutzen gilt.

Phase 1: Gemeinsames Verständnis entwickeln

Die Einführung der eAU – und kurz darauf des eRezeptes – wird die etablierten Prozesse in den Praxen kräftig durcheinanderwirbeln. Die komplexe und zeitaufwändige Erstellung der elektronischen Signaturen wird Änderungen an den Abläufen überall da erforderlich machen, wo Arztunterschriften erforderlich sind. Daher gilt:

  1. Die eAU ist Chefsache: Da hier das gesamte Team und alle Abläufe betroffen sind, reicht es nicht aus, die Einführung einer MFA zu überlassen. Alle Betroffenen sind zu involvieren.

  2. Abwarten oder Verweigern ist keine Option: Die Gesetzeslage ist klar, zukünftig drohen Sanktionen. Noch will sich keiner dazu so recht äußern, aber irgendwann wird auch das Thema Kassenzulassung auf den Tisch kommen.6

  3. Im Team ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit des Wandels zu schaffen.

  4. Es muss klar sein, in welchen zeitlichen Phasen die Umstellung erfolgen soll.

Phase 2: Schaffen der notwendigen technischen Voraussetzungen

Die eAU braucht eine Reihe technischer Voraussetzungen. Je näher der Stichtag rückt, desto schwieriger wird die rechtzeitige Beschaffung:

  1. Die Praxis muss an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sein.

  2. Der Konnektor sollte möglichst über ein PTV4-Update zu einem „ePA-Konnektor“ upgedatet sein und die „Komfortsignatur“ unterstützen.

  3. Die Praxis muss an einen KIM-Dienst angebunden sein.

  4. Das Praxisverwaltungssystem (PVS) muss das eAU-Modul integriert haben.

  5. Ärztin bzw. Arzt brauchen einen elektronischen Heilberufsausweis mind. der zweiten Generation (eHBA G2) für die qualifizierte Signatur.

  6. Die Praxis braucht eventuell zusätzliche Kartenterminals in den Sprechzimmern.

Phase 3: Iterative Prozessanpassung

Sind die technischen Voraussetzungen gegeben, sollten die im Team erarbeiteten Veränderungen der Abläufe getestet werden – möglichst unter realen Bedingungen. Damit prüft man nicht nur, ob die geplanten Änderungen in der Realität des Praxisalltags auch funktionieren, sondern auch, ob alle technischen Komponenten tatsächlich zusammenspielen. Erfahrungsgemäß wird bei diesem Test festgestellt, dass einiges noch einmal angepasst werden muss. Bis alles optimal läuft, werden möglicherweise ein paar Testzyklen notwendig werden.

eAU ist nur der Anfang …

Am 01.01.2022 endet jetzt nicht nur die Übergangsfrist für das papierbasierte Verfahren – es startet zugleich auch die verbindliche Verwendung des elektronischen Rezeptes.7 Dieses wird noch mal große Veränderungen mit sich bringen, da auch hier die etablierten Prozesse durch das elektronische Signaturverfahren deutlich verändert werden. Der Erklärungsbedarf wird bei vielen Patienten hoch sein. Technische Erweiterungen wird es für das eRezept aber nicht mehr geben. Wenn die eAU gut funktioniert, kann man dem eRezept getrost entgegensehen.

Autor:
Alexander Wilms
Geschäftsführer RED Medical Systems, München
Alexander Wilms betreut seit annähernd 20 Jahren die allgemeinärztliche Praxis seiner Frau in IT-Fragen und war maßgeblich an der Entwicklung von RED Medical, der ersten webbasierten Arztsoftware, beteiligt.

1 https://codecoda.com/de/blog/entry/warum-scheitern-it-projekte

2 www.aerzteblatt.de/archiv/215570/Elektronische-Patientenakte-Datenschutz-in-der-Kritik

3 https://digitales-gesundheitswesen.de/beschlossen-gematik-wird-umgebaut-und-patientenakte-soll-schon-2021-aufs-smartphone/

4 www.medical-tribune.de/praxis-und-wirtschaft/praxismanagement/artikel/elektronische-au-fristloser-stichtag-laesst-fachleute-chaos-befuerchten/

5 https://de.wikipedia.org/wiki/Ver%C3%A4nderungsmanagement

6 www.medical-tribune.de/praxis-und-wirtschaft/praxismanagement/artikel/elektronische-au-fristloser-stichtag-laesst-fachleute-chaos-befuerchten/

7 https://allgemeinarzt.digital/praxisalltag/erezept-jetzt-57800


Zitierhinweis: erschienen in dieser Ausgabe
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