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4. Oktober 2021

Serie: Wechsel der Praxissoftware, Teil 2

Wenn Daten umziehen

In der Informationstechnologie gilt der Grundsatz, dass Hardware alle paar Jahre veraltet ist und gewechselt werden muss, Software aber nur alle 10–15 Jahre ausgetauscht wird, und dass die mit ihr erzeugten Daten ewig leben. Das liegt nicht zuletzt auch daran, dass lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen gerade im medizinischen Bereich verhindern, dass Daten bei einem Softwarewechsel entsorgt werden können. Soll die in einer Praxis verwendete Software ausgetauscht werden, müssen daher in aller Regel die Daten aus dem alten in das neue System übernommen werden. Die Datenübernahme verläuft dabei wie ein Wohnungsumzug. Und genau wie bei einem Umzug können Sachen spurlos verschwinden, Möbel hinterher am falschen Platz stehen oder Zeit und Kosten völlig aus dem Ruder laufen. Mit etwas Planung vorab lassen sich viele der Probleme aber vermeiden.

Um eine Datenübernahme planen zu können, muss man verstehen, wie der Umzug technisch abläuft. Normalerweise werden beim Umzug zunächst alle Sachen aus der alten Wohnung in Kisten gepackt, in die neue Wohnung transportiert und dort wieder ausgepackt. Das geschieht in einem Export-Schritt, bei dem die in der Datenbank des alten (Quell-)Systems gespeicherten Daten ausgelesen und in Transferdaten überführt werden. Diese sind quasi die „Umzugskisten“, mit denen die Daten transportiert werden. Oft befinden sich Quell- und Zielsystem sogar auf verschiedenen Rechnern, so dass die Transferdateien mittels Wechseldatenträger tatsächlich zum neuen „Wohnort“ gebracht werden müssen. Das Zielsystem liest die Daten der Transferdateien in einem Import-Schritt ein – die „Kisten“ werden ausgepackt und die Inhalte eingeräumt.

Beim Umzug von Daten kommt allerdings noch hinzu, dass es sich bei Quell- und Zielsystem in aller Regel um unterschiedliche Systeme handelt. Die Daten sind dort nicht nur in verschiedenen Datenbanksystemen gespeichert, sondern zumeist auch unterschiedlich strukturiert und organisiert. Hier behilft man sich, indem der Export-Schritt die Daten für ihre große Reise nicht nur sicher verpackt, sondern zuvor aus dem Format des Quellsystems noch in ein einheitliches Übertragungsformat übersetzt, das von allen Systemen gelesen und verstanden wird. Der Import-Schritt im Zielsystem übersetzt die Daten aus dem Übertragungsformat in das eigene Datenformat und speichert sie in seiner Datenbank.

BDT: Esperanto des Datenverkehrs

Für die Transferdatei wird bei Praxisverwaltungssystemen meist der sogenannte „Behandlungsdaten-Transfer“ (BDT) verwendet. Dieses Datenformat wurde bereits Anfang der 1990er-Jahre von der KBV entwickelt, um den Austausch der vollständigen Behandlungsdokumentation aller Patienten zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen und so den Wechsel eines Softwareanbieters zu erleichtern.1

Um im Export-Schritt eine BDT-Datei zu erstellen, kommen zwei Möglichkeiten in Betracht. Viele Hersteller von Praxisverwaltungssystemen bieten den Export von Daten des eigenen Systems in das BDT-Format an, um beispielsweise Daten mit medizinischen Geräten auszutauschen. Da die Hersteller aber nicht daran interessiert sind, dass ihre Kunden auf ein anderes System wechseln, ist der Umfang des Exports mit diesen Standardfunktionen oft begrenzt.2 Ein möglichst vollständiger Datenexport lässt sich durch die BDT-Exportprogramme spezieller Softwareanbieter erreichen. Diese Exportprogramme müssen gesondert kostenpflichtig beschafft werden und sind nur für die am häufigsten verwendeten Quellsysteme verfügbar. Die Importfunktion, das „Auspacken“ der Daten im neuen System, kann dagegen immer nur vom Hersteller des Zielsystems kommen, da nur er die inneren Ordnungsstrukturen seiner eigenen Datenhaltung kennt. Im Gegensatz zu dem mit Kundenverlust verbundenen Export sind alle Hersteller daran interessiert, die Daten neuer Kunden zu importieren.

AWS: Umzugskiste 2.0

Die KBV hat das Problem fehlender Exportfunktionen erkannt und 2021 mit der sogenannten Archiv- und Wechselschnittstelle einen neuen „Umzugskisten“-Standard für das neue Jahrtausend etabliert. Dazu wurde im §291d Abs. 1 SGBV die Einführung der „Archiv- und Wechselschnittstelle“ (AWS) beschlossen. Diese Schnittstelle ist seit 01.07.2021 verpflichtend von allen PVS-Herstellern umzusetzen. Die verwendete Technologie basiert auf dem internationalen FHIR-Standard und kommt auch bei anderen neuen Schnittstellen (eRezept, eAU, Verordnungsschnittstelle) zum Einsatz.3 Der Umfang der per AWS übertragbaren Daten ist derzeit noch recht überschaubar – im Wesentlichen sind es solche zu Patienten, Leistungsziffern und Dokumenten. Die Erfahrungen der ersten Migrationen per AWS zeigten zudem, dass die Umsetzung noch nicht in allen Systemen erfolgreich erfolgt ist. In der Zukunft darf hier aber mit einer Erweiterung des Umfangs gerechnet werden.

Schrittweiser Umzug

Die Erfahrungen aus vielen Migrationen zeigen, dass trotz Standardisierung nicht immer alles glattläuft. PVS-Systeme müssen laufend weiterentwickelt werden, was zu Veränderungen ihrer Datenstrukturen führt. Das wird beim Import und Export aber nicht immer berücksichtigt, so dass es wie bei einem Umzug – wo sich die Küchenkisten plötzlich im Bad wiederfinden oder die Kisten mit den Spielsachen ganz verschwunden sind – auch beim BDT-Export und -Import zu Datenverlusten oder fehlerhaften Zuordnungen kommen kann. Planung und Tests der Migration sind daher erforderlich, damit es am Umzugstag möglichst glattläuft.

Wie ein Wohnungsumzug lässt sich auch eine Datenübernahme in drei Phasen aufteilen:

  • In der Vorbereitungsphase wird die Datenübernahme geplant und getestet, es werden wichtige Erkenntnisse für die eigentliche Durchführung gewonnen und ein genauer Ablaufplan erstellt.

  • Die Durchführungsphase ist der Tag, an dem die Möbelwagen anrollen, mit Arbeitsvorbereitung, Datenumzug sowie Abgleich und Freigabe.

  • Danach schließt sich eine Nachbereitungsphase an, in der ggf. Probleme behoben werden und der Umzug komplett abgeschlossen wird.

Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase sollte der zeitliche Ablauf des Umzugs geplant werden – je gründlicher, desto weniger unerwartete Probleme treten bei der Durchführung auf. Zunächst muss entschieden werden, zu welchem Zeitpunkt die Datenübernahme durchgeführt werden soll und kann. Da während des gesamten Umzugs zwischen Beginn des Exports und Abschluss des Imports keine Daten mehr im alten Quellsystem und noch keine im neuen Zielsystem erfasst werden dürfen („Blackout“), muss ein Zeitraum gewählt werden, in dem der Praxisbetrieb für eine Zeit ruhen kann.

  • Der klassische Zeitpunkt ist der Quartalsübergang. Gesetzliche und private Abrechnung werden im Altsystem komplett abgeschlossen, danach werden die Daten aus dem Quellsystem exportiert. Patienten, Scheine und Leistungen des neuen Quartals können im neuen System erst nach Freigabe des Imports erfasst werden. Vorteil des Quartalsübergangs ist ein sauberer Abschluss der Abrechnung des vergangenen Quartals. Nachteile sind der hohe Aufwand durch den Zusammenfall von Migration und Abrechnung am Quartalsende sowie der Beginn mit dem neuen, noch ungewohnten System am ohnehin hektischen Quartalsanfang.

  • Eine Alternative ist der Übergang im laufenden Quartal. Die private Abrechnung wird im Altsystem abgeschlossen, die Scheine und Leistungen der gesetzlichen Abrechnung werden ins neue System übertragen und dort zum Quartalsende abgerechnet. Vorteil ist die freie Wahl des passenden Zeitpunkts, Probleme in der Übernahme können aber ggf. zu Problemen in der Abrechnung führen.

Bei beiden Varianten sollte der Umzug vorher unbedingt getestet werden. Der Test gibt dabei nicht nur eine Einschätzung, ob alle Daten korrekt übernommen werden können, sondern auch, wie lange die Blackout-Phase vom Start des Exports bis zum Abschluss des Imports dauert. Ein solcher Test empfiehlt sich zudem aus weiteren Gründen.

Was bei einem Test zu beachten ist

Bei Verwendung von Exportprogrammen von Drittanbietern ist nicht sichergestellt, dass diese stets die aktuelle Datenstruktur des Quellsystems abbilden. Denn die Hersteller der PVS-Systeme, die den Export aus ihren Systemen nicht gerne sehen, zeigen sich hier nicht besonders kooperativ. Mit dem Testumzug wird daher geprüft, ob alle Daten korrekt exportiert werden können oder ob das Exportprogramm noch angepasst werden muss, bevor die tatsächliche Übernahme erfolgen kann.

Die Verantwortung für die Korrektheit und Vollständigkeit der Datenübernahme liegt bei der Praxis. Diese muss durch einen entsprechenden Abgleich der Daten im Quell- und Zielsystem überprüfen, ob der Umzug geklappt hat. Die Praxis muss daher vorab prüfen, welche Daten aussagekräftig verglichen werden können (z.B. KVDT-Abrechnungsdateien, Leistungsstatistiken), wie der Vergleich erfolgen kann (manuell, automatisiert) oder wie groß beispielsweise eine Vergleichsstichprobe von Patientenakten sein soll. Die Zeit für den Abgleich muss geplant und in der Dauer des Blackouts berücksichtigt werden.

Bei komplexen Übernahmen, beispielsweise bei der Zusammenführung von Daten mehrerer Quellsysteme im Rahmen eines Praxiszusammenschlusses, muss etwa genau festgelegt und geprobt werden, wann und wie Daten aus welchem System übernommen werden sollen. In der Regel müssen die zu übernehmenden Patientenbestände abgegrenzt werden, damit beim Import der Daten aus den verschiedenen Quellsystemen nicht die Daten verschiedener Patienten mit der gleichen Patientennummer zusammengeführt werden.

Per BDT-Umzug können nicht immer alle Daten wirklich verlustfrei vom alten ins neue System übersiedelt werden. Beispielsweise werden Rezepte dann im neuen System nur noch als Texteinträge in der Patientenakte dargestellt, Briefe werden neu formatiert, Arzneimittelstatistiken sind nicht mehr vergleichbar, Textbausteine müssen neu erstellt werden. Ein Test zeigt diese Änderungen auf, für die vorab Anpassungsmaßnahmen definiert werden müssen. Dabei ist auch festzulegen, in welchem Zeitraum diese durchgeführt werden müssen.

Werden neben den Daten der Patientenakte auch gescannte Dokumente und Bilder übernommen, kommen schnell riesige Datenmengen zusammen. Deren Export und Import kann schon mal mehrere Tage in Anspruch nehmen. Hier ist es besonders wichtig, zu wissen, wie lange der Blackout dauern wird. Geklärt werden muss in diesem Fall beispielsweise auch, ob die Übernahme von Patientenakten und Dokumenten getrennt oder schubweise erfolgen kann.

Muss die Transferdatei physisch vom Quell- auf das Zielsystem übertragen werden, so muss ein entsprechend großer Datenträger bereitstehen und entsprechend Zeit für Kopiervorgänge eingeplant werden. Hier gibt der Test einen Hinweis auf die benötigten Speichervolumina.

Bei einer Systemumstellung müssen neben der Datenübernahme oft weitere Veränderungen an den Systemen vorgenommen werden – neue Rechner werden in Betrieb genommen, Kartenleser, Drucker oder Medizintechnik müssen mit dem neuen System verbunden werden. Ein Testlauf zeigt, wie lange das dauert, in welcher Reihenfolge die Umstellungen vorgenommen werden müssen und welche Abhängigkeiten zu bedenken sind.

Genauen Ablaufplan erstellen!

Ergebnis der Vorbereitungsphase sollte ein genauer Ablaufplan sein, der alle notwendigen Arbeitsschritte, die dafür benötigte Zeit und die Zuständigkeiten beschreibt. Zudem sollte man ein paar Gedanken auf einen „Plan B“ verwenden, der beschreibt, was zu tun ist, wenn die Übernahme schiefgehen sollte. Die Erfahrung zeigt, dass damit immer gerechnet werden muss. Oft sind es banalste Gründe – fehlende Zugangsdaten, zu wenig Speicherplatz, Abbruch von Netzwerkverbindungen. Kann in so einem Fall mit dem alten System weitergearbeitet werden? Welche Änderungen müssen im alten System dazu rückgängig gemacht werden? Gibt es einen „PointofnoReturn“, nach dessen Überschreiten das alte System nicht mehr weiter verwendet werden kann, so ist dieser festzuhalten und zu besprechen.

Durchführung

Der Tag des Umzugs ist da. Idealerweise liegt jetzt ein Ablaufplan vor, der abgearbeitet werden kann.

  • Beginn des Blackouts: Ab jetzt dürfen keine neuen Daten mehr im Altsystem erfasst werden.

  • Alle Abrechnungen sind, soweit möglich, abzuschließen. Es geht weiter, wenn alle Abrechnungen erfolgreich erstellt wurden.

  • Erstellung und Sicherung der erforderlichen Daten für den späteren Abgleich von Quell- und Zielsystem (z.B. Leistungs- oder Abrechnungsstatistiken). Weiter, wenn alle Unterlagen für den Abgleich erstellt wurden.

  • Start des Exports aus dem Quellsystem. Dieser kann durchaus mehrere Stunden laufen. Hierfür wurde im Test ein Anhaltswert ermittelt. Weiter nur, wenn der Export erfolgreich abgeschlossen wurde. Hierzu erstellt das Exportprogramm sogenannte Log-Dateien.

  • Erstellen und Sichern der Transferdatei, ggf. Übertragung auf den Zielrechner. Weiter, wenn die Transferdatei erfolgreich auf dem Zielrechner verfügbar ist.

  • Start des Imports in das Zielsystem. Auch der Import kann durchaus länger laufen. Weiter, wenn der Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

  • Ist der Import abgeschlossen, Erstellung der Daten für den Abgleich von Quell- und Zielsystem. Weiter, wenn die Daten für den Abgleich im neuen System erstellt wurden.

  • Abgleich zwischen den Daten des Quell- und des Zielsystems und ggf. Stichproben von Patientenakten. Weiter erst, wenn der Abgleich keine Fehler ergibt. Schlägt der Abgleich dagegen fehl, tritt Plan B ein und das alte System wird wieder, wie vorab geplant, in einen betriebsfähigen Zustand versetzt.

Ist der Abgleich erfolgreich, Freigabe des neuen Systems.

Ab jetzt gibt es kein Zurück mehr, denn sobald der erste Patient im neuen System aufgenommen wurde, lassen sich die Daten in Quell- und Zielsystem nicht mehr miteinander vergleichen. Alle noch für den Betrieb im neuen System notwendigen Anpassungen sind jetzt durchzuführen, im alten System sind idealerweise alle Funktionen zur Datenerfassung zu sperren, im neuen System wird der Betrieb aufgenommen. Mit der Inbetriebnahme erklärt die Praxis daher auch, dass die Übernahme erfolgreich war. Nachträgliche Ansprüche wegen fehlerhafter Übernahme können dann nur noch schwer geltend gemacht werden. Sollen nachträglich gescannte Dokumente oder Bilder übernommen werden, ist jetzt der entsprechende Übernahmevorgang zu starten.

Nachbereitungsphase

Auch wenn das neue System erfolgreich in Betrieb genommen wurde, stehen möglicherweise noch eine ganze Reihe von Nacharbeiten an. In den Tagen und Wochen nach der Datenübernahme werden alle Anpassungen durchgeführt, die nicht unmittelbar vor der Inbetriebnahme des neuen Systems vorgenommen werden mussten, beispielsweise die Erstellung neuer Textbausteine oder Leistungskomplexe oder die Nachbearbeitung von Patientendaten. Auch ist im laufenden Betrieb auf fehlende Daten oder andere Unregelmäßigkeiten zu achten, die aus der Datenübernahme stammen können und die vorher nicht bemerkt wurden. Hier kann Softwarehaus oder Servicepartner im Zweifel nacharbeiten.

Fazit

Egal ob Möbel oder Daten, der Aufwand eines Umzugs wird oft unterschätzt. Am Ende sind es die vielen kleinen Dinge, die nicht beachtet oder vergessen werden und die hinterher zu Ärger und Problemen führen. Und die Erfahrung zeigt, dass der Wechsel des PVS oft nur auf die technische Datenmigration reduziert wird. Wie bei einem Umzug weg aus der vertrauten Umgebung, in der man alles und jeden kennt, kann es zu Heimweh oder Fremdeln mit den neuen Verhältnissen kommen. Es braucht Zeit und Bemühen, in der neuen Wohnung wirklich anzukommen. In der IT ist das die Aufgabe des Change-Managements, das jede Veränderung begleiten sollte. Mehr dazu im nächsten Artikel dieser Serie.

Literaturtipp:
Teil 1 unserer Serie zum Wechsel der Praxissoftware: Wilms A: „Drum prüfe, wer sich ewig bindet ...“

Autor:
Alexander Wilms
Geschäftsführer RED Medical Systems, München
Alexander Wilms betreut seit annähernd 20 Jahren die allgemeinärztliche Praxis seiner Frau in IT-Fragen und war maßgeblich an der Entwicklung von RED Medical, der ersten webbasierten Arztsoftware, beteiligt.


Zitierhinweis: erschienen in dieser Ausgabe
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