Welche Unterlagen können ab 1. Januar 2023 entsorgt werden?

Aufbewahrungspflichtig sind Allgemeinärzte, weil sie aufgrund jährlicher Bestandsaufnahme regelmäßige Abschlüsse machen müssen, in der Regel Einnahme-Überschuss-Rechnungen. Die Aufbewahrungsfristen betragen für Unterlagen der Arztpraxis entweder zehn oder sechs Jahre. Für die zehnjährige Frist können ab dem 1.1.2023 steuerliche Unterlagen aus dem Jahr 2012 und davor entsorgt werden. Dies sind z.B. Bücher und Aufzeichnungen, Kontoauszüge, Inventare, Jahresabschlüsse (Einnahme-Überschuss-Rechnungen oder Bilanzen), ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Buchungsbelege und Aufzeichnungen zum Verständnis derselben. Auch sonstige Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen gehören dazu. Darüber hinaus können Fahrtenbücher, Bewirtungsbelege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen und Steuerbescheide, ärztliche Unterlagen etc. entsorgt werden. Die jeweilige Aufbewahrungsfrist läuft erst mit dem Schluss des Kalenderjahres ab, in dem die Eintragung in die Buchhaltung gemacht wurde.

Beispiel: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung wurde vom Berater für das Jahr 2022 im Sommer 2023 angefertigt und ans Finanzamt eingereicht. Damit beginnt die Frist für die Aufbewahrung am 31.12.2023. Gilt die sechsjährige steuerliche Aufbewahrungsfrist, können ab dem 1.1.2023 Unterlagen aus dem Jahr 2016 und früher entsorgt werden. Es sind dies für den Allgemeinmediziner z.B. erhaltene und versandte Geschäftsbriefe, Kreditunterlagen, Versicherungsverträge, Mietverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Lohnbelege, Stundenaufzeichnungen, Aktenvermerke etc.

Auch digitale Daten müssen aufbewahrt werden

Besteht bezüglich der Fristen Unsicherheit, vor allem bei laufenden Verträgen, sollte der Steuerberater um Rat gebeten werden oder die Unterlagen sollten aufbewahrt werden, so etwa bei Miet- oder Darlehensverträgen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen sollte vermieden werden, da die Finanzverwaltung bei Verletzung die Ordnungsmäßigkeit feststellen kann, mit der unter Umständen unschönen Folge eines Bußgeldes oder gar einer Schätzung der Besteuerung. Handelt es sich um digitale Unterlagen, wie etwa elektronische Dokumente, Datensätze, die in der Praxis entstanden oder der Praxis zugegangen sind, sind sie digital aufzubewahren und müssen bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen erhalten bleiben. Geschäftsbriefe können in Papierform aufbewahrt werden. Alte EDV-Systeme müssen so lange in ihrer Funktion erhalten bleiben, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Bei Steuerzahlern, deren Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit, aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, Renten oder Patenten usw. über den Betrag von 500.000€ im Jahr steigen, beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Dies gilt auch für steuerlich wichtige digitale Daten.

Autor
Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Ulrich Lang
Steuerberater, Bonn