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16. November 2022

Fahrtenbuch des Allgemeinarztes

Ordnungsgemäß führen!

Ein beliebtes Prüfungsgebiet bei Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) in Arztpraxen sind die Fahrtenbücher. Der Betriebsprüfer muss im Einzelfall beurteilen, ob sie ordnungsgemäß geführt sind. Er überprüft die Plausibilität der Angaben. Kleinere Mängel führen in der Regel nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches.

Ein Fahrtenbuch zu führen ist vor allem als Allgemeinarzt mit einem großen Aufwand verbunden, egal ob mittels manuell oder elektronisch geführten Fahrtenbuchs. Ungenaue oder unrichtige Eintragungen, fehlende Ortsangaben bei Reisen oder Abweichungen von Kilometerangaben zwischen Routenplaner und Eintragung im Fahrtenbuch können zu Verwerfungen führen.

Regelung für elektronische Variante beachten

Bei elektronischen Fahrtenbüchern nimmt die Finanzverwaltung immer eine Einzelfallprüfung vor. Anerkannt wird das elektronische Fahrtenbuch, wenn sich aus ihm die gleichen Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Das heißt, es müssen das Datum der Fahrt, die Fahrtziele, die aufgesuchten Patienten oder die verrichteten Tätigkeiten, die Fortbildungsveranstaltungen und Kongresse sowie die Kilometerstände ersichtlich sein. Privatfahrten müssen nicht spezifiziert werden, ergeben sich aber zwangsläufig aus der notwendigen und fortlaufenden Führung des Fahrtenbuchs. Das heißt, dass das GPS-Modul auch bei Privatfahrten eingeschaltet sein muss. Das elektronische Fahrtenbuch muss nachträgliche Einfügungen bzw. Änderungen ausschließen und ebenfalls wie ein manuelles Fahrtenbuch bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unverändert aufbewahrt und lesbar gemacht werden können. Bei evtl. notwendigen Änderungen muss die Änderungsgeschichte mit Änderungsdatum und den Änderungsdaten des jeweils ursprünglichen Inhalts ersichtlich sein. Bei GPS-gestütztem Fahrtenbuch erfolgt die Eintragung des Fahrzwecks regelmäßig über ein Webportal bzw. zumindest am Computer und somit nachträglich. Dies ist zulässig, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt einträgt und alle übrigen Eingaben bereits automatisch aufgezeichnet wurden.

Die Person sowie der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung müssen im Webportal dokumentiert sein. Das heißt, man muss also nicht nach jeder dienstlichen Fahrt sofort zum Computer gehen und die Daten eingeben. So ist etwa bei Umwegfahrten des Steuerpflichtigen und Nichtkenntlichmachung in den Fahrtenbüchern, dass diese Ziele wiederholt angefahren wurden, die Ordnungsmäßigkeit zu verneinen.

Ein Fahrtenbuch ist u.a. sinnvoll, wenn der Pkw nur geringfügig für private Zwecke genutzt wird. Oder wenn der Pkw im mittleren oder hohen Listenpreissegment liegt, gebraucht gekauft wurde oder schon abgeschrieben istoder nur geringfügig private Fahrten durchgeführt werden, weil keine Fahrten zwischen Wohnung und Praxis vorliegen. Daher sollten der Allgemeinarzt und sein Steuerberater überprüfen, inwieweit es Sinn macht, ein Fahrtenbuch zu führen, oder ob es nicht sinnvoller ist, die 1%-Regelung anzuwenden.

Hinweis: Besprechen Sie Vor- und Nachteile eingehend mit Ihrem Steuerberater.

Autor
Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Ulrich Lang
Steuerberater, Bonn


Zitierhinweis: erschienen in dieser Ausgabe
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